Auditoria e implementação das regras de conformidade com o RGPD
- A ausência de controlo sobre os dados recolhidos no website e no e-mail pode expor a empresa a riscos legais e comprometer a confiança dos clientes.
- A conformidade com o RGPD não se limita ao banner de cookies: exige políticas atualizadas, processos internos definidos e mecanismos que garantam a prova de consentimento e a gestão correta dos dados recolhidos.
- Grande parte das ferramentas digitais utilizadas pelas empresas transfere dados para fora da UE, o que obriga a avaliações rigorosas e a garantias legais específicas para evitar violações de privacidade.
- A segurança da comunicação por e-mail continua a ser um ponto crítico, exigindo encriptação, políticas de retenção e regras internas claras para prevenir perdas, acessos indevidos e fugas de informação.
- A monitorização contínua é essencial num cenário onde a legislação e a tecnologia evoluem rapidamente; só este acompanhamento garante que a empresa mantém a conformidade ao longo do tempo.
A conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) deixou de ser opcional.
O website da empresa é hoje um dos principais pontos de contacto com o cliente e muitas vezes a principal base de recolha e tratamento de dados pessoais e o e-mail é a ferramenta mais importante para a comunicação empresarial. Em ambos os casos, exige-se uma gestão profissional da privacidade por forma a não expor a organização a riscos legais, financeiros e reputacionais.
A auditoria de conformidade ao RGPD - em particular aplicada ao website e aos sistemas de e-mail corporativo - deve avaliar de forma rigorosa como a organização recolhe, processa, armazena e comunica os dados pessoais. Uma auditoria completa e contínua permite identificar falhas, corrigir vulnerabilidades e garantir que a empresa cumpre integralmente o quadro legal em vigor.
O objetivo é garantir que toda a infraestrutura digital funciona com transparência, segurança e cumprimento legal.
A auditoria foca-se em três áreas essenciais que detalhamos de seguida: Transparência e informação ao utilizador, Procedimentos internas e boas práticas e Riscos e medidas de mitigação de riscos
Transparência e informação ao utilizador no âmbito da conformidade com o RGPD
O website e os canais de contacto devem fornecer informação clara, acessível e atualizada sobre todos os tratamentos de dados efetuados, devendo ser avaliados pelo menos os seguintes parâmetros:
- Os tipos de dados recolhidos através do website e do e-mail (formulários, cookies, inscrições, pedidos de contacto, newsletters).
- A finalidade do tratamento e a respectiva base legal (consentimento, interesse legítimo, execução de contratos, obrigação legal).
- A forma como os direitos dos titulares são comunicados e exercidos (acesso, retificação, remoção, oposição, portabilidade, limitação, etc).
- A identificação do responsável pelo tratamento, contactos e, quando aplicável, o Encarregado de Proteção de Dados (DPO).
- A existência, qualidade e acessibilidade das políticas obrigatórias: Privacidade, Cookies, Termos e Condições, Reclamações e Arbitragem de Consumo.
- O cumprimento das obrigações nacionais adicionais, como indicação do tipo de rede dos contactos telefónicos (“chamada para rede fixa/móvel nacional”) e informação sobre a entidade RAL (Resolução Alternativa de Litígios).
Técnicas e boas práticas para garantir a conformidade com o RGPD
Os sistemas, procedimentos e ferramentas que suportam o tratamento dos dados pessoais, tanto no website como no serviço de e-mail profissional devem ser objecto de análise incidindo nomeadamente sobre:
- A gestão de consentimentos e a capacidade de demonstrar prova de consentimento.
- A configuração técnica das ferramentas de Estatística e Marketing (anonimização de IP, retenção de dados, carregamento condicionado ao consentimento, etc).
- A segurança das comunicações (HTTPS, certificados válidos, DMARC/DKIM/SPF no e-mail).
- O controlo de acessos, os logs, as permissões e práticas internas de segurança.
- As integrações com terceiros que recebem ou processam dados (CRM, plataformas de e-mail marketing, chatbots, serviços cloud, ferramentas de anúncios, etc).
- A forma como o e-mail lida com dados sensíveis: encriptação, encaminhamento, armazenamento e regras internas de retenção e eliminação.
Riscos e medidas de mitigação de riscos para a conformidade com o RGPD
Devem ser identificados os riscos operacionais, técnicos e legais que possam expor a organização. Os pontos críticos mais frequentes incluem:
- Cookies e scripts de marketing carregados sem o consentimento válido do utilizador.
- Formulários sem política de privacidade associada ou sem base legal adequada.
- Transferência de dados para países fora da UE sem garantias legais (exemplo envio de dados pelo Google, Meta, Mailchimp, HubSpot, Zendesk, servidores de backup, CDN, etc.
- Ausência de controlo sobre as práticas de segurança do e-mail empresarial.
- Falta de políticas internas de retenção, eliminação e resposta aos pedidos dos titulares.
- Sistemas que recolhem mais informação do que o necessário (violação do princípio da minimização).
- Armazenamento prolongado de dados sem justificativa legal.
Após esta análise, definem-se as medidas de mitigação adequadas, estruturadas por prioridade, impacto e risco residual.
Serviços Yobi365 para a conformidade com o RGPD
A Yobi365 oferece um serviço completo, concebido para organizações que exigem uma conformidade real, auditável e sustentável, assegurando que o website e todo o ecossistema digital operam de forma segura e em pleno cumprimento das obrigações legais.
O serviço inclui a auditoria completa ao website e sistemas associados, avaliando as componentes técnica e legal. Esta análise permite identificar vulnerabilidades, incoerências e práticas de risco, culminando num relatório detalhado com todos os pontos críticos organizados por prioridade, impacto e urgência de correção.
A implementação das regras de conformidade com o RGPD é única e específica para a realidade de cada empresa e inclui entre outros a configuração correta do banner de cookies, a correção dos fluxos de dados pessoais recolhidos no website e através do e-mail; a atualização das políticas de privacidade, cookies e termos legais, a definição dos processos internos de retenção, eliminação e acesso aos dados, assegurando que a organização cumpre os regulamentos e dispõe dos mecanismos eficazes para demonstrar essa conformidade.
A monitorização contínua é essencial num contexto em que legislação, tecnologia e ferramentas digitais evoluem de forma constante. Esta monitorização envolve verificações periódicas de conformidade, a atualização automática sempre que existam mudanças legislativas ou tecnológicas relevantes e a emissão de relatórios regulares de segurança, que permitem acompanhar a evolução do risco e manter a infraestrutura digital atualizada e protegida.
O suporte jurídico para todas as situações relacionadas com proteção de dados é essencial e pode ser complementado através de parceiros. Este apoio inclui a resposta estruturada a pedidos de titulares, a consultoria sobre bases legais e consentimentos, o aconselhamento sobre transferências internacionais de dados e formação direcionada às equipas internas, reforçando a capacidade operacional da empresa e assegurando que todos os intervenientes compreendem as suas responsabilidades no tratamento de dados pessoais.
Saber mais
- https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection_en - Data protection is a fundamental right under EU law. EU data protection legislation is comprised of the General Data Protection Directive (GDPR), the Law Enforcement Directive (LED), and the Data Protection Regulation for EU institutions, bodies, offices and agencies (EUDPR).
- https://gdpr.eu/ - GDPR.eu is a resource for organizations and individuals researching the General Data Protection Regulation including a library of straightforward and up-to-date information to help organizations to achieve GDPR compliance.