Como funciona o e-mail: a ferramenta que mantém as empresas a comunicar

Como funciona realmente o e-mail?

Para muitas pessoas, o e-mail “simplesmente funciona”. Escrevemos uma mensagem, escolhemos o destinatário, carregamos em enviar e ela chega ao destino. No entanto, por detrás desta aparente facilidade existe uma infraestrutura técnica composta por servidores, aplicações clientes de e-mail, protocolos de comunicação e processos de sincronização que determinam a fiabilidade e o desempenho do serviço. 

Um pouco de história: de ferramenta académica a serviço essencial

O envio de mensagens por via electrónica surgiu nos anos 70 como um meio simples de comunicação entre investigadores, rapidamente ganhando relevância pela sua eficiência. O famoso símbolo “@” (“em” ou “at” em inglês) foi introduzido em 1971 para separar o utilizador e o servidor (domínio) onde a caixa de correio desse utilizador é guardada. Em Portugal, o e-mail (ou email ou melhor ainda Correio Electrónico) começou a expandir-se no início dos anos 90, inicialmente no meio académico e, pouco depois, de forma generalizada com o surgir dos primeiros serviços comerciais. Apesar das limitações tecnológicas da época, o e-mail tornou-se rapidamente na principal forma de comunicação profissional e é hoje um serviço indispensável para qualquer empresa.

Os dois componentes fundamentais do e-mail

Para esta nossa análise, o funcionamento do e-mail assenta em dois elementos essenciais que trabalham em conjunto:

• o Servidor de e-mail e 
• o Cliente de e-mail

O servidor de e-mail é o software central responsável por receber, guardar e enviar mensagens. O cliente de e-mail é a aplicação utilizada pelos utilizadores para aceder ao servidor.

O servidor de e-mail

O servidor de e-mail é o software que constitui o núcleo do serviço. Trata-se de um software instalado nas instalações do cliente ou na cloud, que gere todo o fluxo de mensagens de uma ou mais organizações. No caso do serviço Connect do Yobi365, o servidor de e-mail usado é o Carbonio desenvolvido pela empresa Zextras.

As principais funções do servidor e e-mail são

• Receber e-mails provenientes da Internet.
• Guardar todas as mensagens associadas à conta do utilizador, ou seja, a caixa de correio do utilizador.
• Entregar mensagens aos clientes de e-mail.
• Entregar mensagens a outros servidores de e-mail.

O servidor funciona como um “arquivo central inteligente” onde está a informação real (a caixa de correio do utilizador) e que é capaz de a processar.

Quando é enviado um e-mail, o servidor de origem “consulta a Internet” para identificar qual o servidor responsável pelo domínio do destinatário e encaminha a mensagem através do protocolo SMTP - Simple Mail Transfer Protocol. Tal como no correio tradicional, a mensagem pode passar por vários outros servidores até chegar ao destino. Se o servidor remoto estiver temporariamente indisponível, a mensagem permanece em espera e são feitas novas tentativas até que a entrega se torne possível ou seja devolvida.

O cliente de e-mail

O cliente de e-mail é a aplicação que permite ao utilizador escrever e enviar mensagens, receber e ler mensagens e organizar as suas mensagens. Embora cada Cliente de e-Mail tenha o seu próprio design e conjunto de funcionalidades mais ou menos extenso, todos implementam as funcionalidades base: receber, ler, escrever, enviar e gerir mensagens e a sua Caixa de Correio.

O acesso ao e-mail pode ser feito de duas formas principais. No acesso via web, o utilizador abre o e-mail diretamente no navegador, sem instalar software adicional, trabalhando sempre com a versão mais recente da caixa de correio que está no servidor. Já no acesso através de uma aplicação instalada no computador, o utilizador instala no seu computador uma aplicação que cria uma copia da sua caixa de correio e que oferece as várias funcionalidades do serviço de e-mail. A estes dois modelos junta-se ainda o acesso através de aplicações móveis, hoje indispensáveis para uma utilização em mobilidade.

Alguns exemplos mais comuns destas opções são:

• Acesso via web: o serviço Connect da Yobi365 disponível em connect.yobi365.com ou o serviço web da Google disponível em https://mail.google.com
• Aplicações locais: Outlook, Thunderbird, Apple Mail
• Aplicações móveis: Gmail, Apple Mail, TypeApp, BlueMail, Spark, entre outras

Como o cliente comunica com o servidor: protocolos e segurança

Para que o cliente e o servidor troquem informação, são utilizados protocolos que determinam como as mensagens são transferidas e sincronizadas. Embora todos possam funcionar com ligações encriptadas para garantir a segurança (altamente recomendado), diferenciam-se na forma como gerem o conteúdo da conta.

• POP3 foi concebido para descarregar mensagens para um único dispositivo, muitas vezes apagando-as do servidor. Este modelo dificulta o trabalho com vários equipamentos e aumenta o risco de perda de informação.
• IMAP é atualmente o padrão recomendado. Mantém todas as mensagens no servidor, sincroniza pastas e estado das mensagens em tempo real e garante consistência total entre dispositivos - uma exigência fundamental em ambientes empresariais modernos.
• ActiveSync oferece um nível superior de integração, sincronizando não apenas e-mails, mas também contactos, calendários e outras informações essenciais à produtividade.

De forma geral, POP3 é hoje inadequado para o contexto profissional, enquanto IMAP e ActiveSync garantem maior segurança, robustez e uma utilização consistente em todos os dispositivos.

O processo de funcionamento do e-mail é simples: o utilizador escreve uma mensagem no cliente de e-mail, que a envia para o seu servidor. O servidor encaminha a mensagem para o destinatário e guarda uma cópia na conta do remetente. A partir desse momento, todos os dispositivos associados à conta, quando connectados com a intermet, sincronizam automaticamente essa mensagem e asseguram que a caixa de e-mail apresenta o mesmo estado em qualquer equipamento.

O mesmo processo acontece com todas as restantes ações executadas pelo utilizador. Ao eliminar, mover, arquivar ou marcar uma mensagem como lida, o servidor regista a alteração e replica essa atualização para todos os dispositivos. Este modelo centralizado garante fiabilidade, organização e uma experiência uniforme, independentemente do local onde o e-mail está a ser consultado.

Desafios modernos: segurança, comunicação em escala e proteção de dados

Apesar da maturidade da tecnologia, o e-mail continua a enfrentar desafios significativos que impactam diretamente o funcionamento e a reputação das empresas. Entre os mais relevantes estão o spam, o malware, as tentativas de phishing e os bloqueios associados a listas negras, que podem comprometer a entrega das mensagens e exigir mecanismos sólidos de autenticação e filtragem. Estes temas - fundamentais para qualquer organização - serão aprofundados num artigo dedicado à segurança e fiabilidade do e-mail.

Outro aspeto crítico é o envio de comunicações em massa. Newsletters e campanhas informativas seguem regras específicas e dependem de processos próprios de entregabilidade, gestão de consentimento e reputação de domínio. Como estes envios não devem ser tratados da mesma forma que o e-mail diário, abordaremos em breve as melhores práticas e ferramentas adequadas para comunicações de larga escala.

A utilização do e-mail em contexto empresarial está diretamente relacionada com o cumprimento do RGPD - Regulamento Geral de Proteção de Dados. A forma como as mensagens, os dados pessoais são armazenados, acedidos, arquivados e partilhados implica responsabilidades legais claras para as organizações. Este tema será desenvolvido num próximo artigo focado no enquadramento legal e nas boas práticas de proteção de dados aplicadas ao e-mail.

O serviço Connect @ Yobi365

Para assegurar um serviço de e-mail estável, seguro e alinhado com as exigências do quotidiano empresarial, o Yobi365 disponibiliza uma solução dedicada, com apoio especializado, controlo total sobre os dados da organização e práticas de segurança robustas. A plataforma Connect combina fiabilidade, simplicidade de utilização e uma gestão contínua de todo o sistema, suportada pelo know-how das equipas Yobi365, permitindo às empresas manter o foco no essencial: o seu negócio.