Audit et mise en œuvre des règles de conformité au RGPD

La conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n’est plus facultative.

Le site web de l’entreprise est aujourd’hui l’un des principaux points de contact avec les clients et une source essentielle de collecte et de traitement des données personnelles, et l’e-mail est l’outil le plus important pour la communication professionnelle et commerciale. Dans les deux cas, une gestion professionnelle de la confidentialité est nécessaire pour éviter d’exposer l’organisation à des risques juridiques, financiers et réputationnels.

L’audit de conformité au RGPD – en particulier lorsqu’il est appliqué au site web et aux systèmes de messagerie d’entreprise – doit évaluer de manière rigoureuse la manière dont l’organisation collecte, traite, stocke et communique les données personnelles. Un audit complet et continu permet d’identifier des failles, de corriger des vulnérabilités et de garantir que l’entreprise respecte pleinement le cadre légal en vigueur.

L’objectif est de garantir que toute l’infrastructure numérique fonctionne avec transparence, sécurité et conformité légale.

L’audit porte sur trois domaines essentiels.

Transparence et information de l’utilisateur dans le cadre de la conformité au RGPD

Le site web et les canaux de contact doivent fournir une information claire, accessible et actualisée sur tous les traitements effectués, et les paramètres suivants doivent être évalués au minimum :

• Les types de données collectées via le site web et l’e-mail (formulaires, cookies, inscriptions, demandes de contact, newsletters).
• La finalité du traitement et la base juridique respective (consentement, intérêt légitime, exécution de contrats, obligation légale).
• La manière dont les droits des personnes concernées sont communiqués et exercés (accès, rectification, suppression, opposition, portabilité, limitation, etc.).
• L’identification du responsable du traitement, les contacts et, le cas échéant, le Délégué à la Protection des Données (DPO).
• L’existence, la qualité et l’accessibilité des politiques obligatoires : Politique de Confidentialité, Cookies, Conditions Générales, Réclamations et Arbitrage de Consommation.
• Le respect des obligations nationales supplémentaires, telles que l’indication du type de réseau téléphonique (“appel vers réseau fixe/mobile national”) et l’information sur l’entité de Résolution Alternative des Litiges (RAL).

Pratiques internes et techniques pour la conformité au RGPD

Les systèmes, procédures et outils qui soutiennent le traitement des données personnelles, tant sur le site web que dans les services de messagerie professionnelle, doivent être analysés, notamment :

• La gestion des consentements et la capacité de démontrer la preuve du consentement.
• La configuration technique des outils d’Analytics et de Marketing (anonymisation IP, durée de conservation, chargement conditionné au consentement, etc.).
• La sécurité des communications (HTTPS, certificats valides, DMARC/DKIM/SPF pour l’e-mail).
• Le contrôle des accès, les logs, les permissions et les pratiques internes de sécurité.
• Les intégrations avec des tiers qui reçoivent ou traitent les données (CRM, plateformes d’e-mail marketing, chatbots, services cloud, outils publicitaires, etc.).
• La manière dont l’e-mail traite les données sensibles : chiffrement, transfert, stockage et règles internes de conservation et de suppression.

Risques et mesures d’atténuation pour atteindre la conformité au RGPD

Les risques opérationnels, techniques et juridiques qui peuvent exposer l’organisation doivent être identifiés. Les points critiques les plus fréquents incluent :

• Cookies et scripts marketing chargés sans consentement valable.
• Formulaires sans politique de confidentialité associée ou sans base juridique appropriée.
• Transfert de données vers des pays en dehors de l’UE sans garanties légales (exemple : données envoyées via Google, Meta, Mailchimp, HubSpot, Zendesk, serveurs de sauvegarde, CDN, etc.).
• Absence de contrôle sur les pratiques de sécurité de l’e-mail professionnel.
• Manque de politiques internes de conservation, suppression et réponses aux demandes des personnes concernées.
• Systèmes collectant plus d’informations que nécessaire (violation du principe de minimisation).
• Stockage prolongé des données sans justification légale.

Après cette analyse, des mesures d’atténuation appropriées sont définies, structurées par priorité, impact et risque résiduel.

Services Yobi365 pour la conformité au RGPD

Yobi365 offre un service complet conçu pour les organisations qui exigent une conformité réelle, vérifiable et durable, garantissant que le site web et tout l’écosystème numérique fonctionnent de manière sécurisée et en totale conformité avec les obligations légales.

Le service comprend l’audit complet du site web et des systèmes associés, évaluant les composantes techniques et juridiques. Cette analyse permet d’identifier des vulnérabilités, incohérences et pratiques à risque, aboutissant à un rapport détaillé avec tous les points critiques organisés par priorité, impact et urgence de correction.

La phase de mise en conformité avec le RGPD est unique et spécifique à la réalité de chaque entreprise et inclut, entre autres, la configuration correcte de la bannière de cookies, la correction des flux de données personnelles collectées via le site web et l’e-mail, la mise à jour des politiques de confidentialité, cookies et termes légaux, ainsi que la définition des processus internes de conservation, suppression et accès aux données, garantissant que l’organisation respecte les réglementations et dispose des mécanismes nécessaires pour démontrer cette conformité.

La surveillance continue est essentielle dans un contexte où la législation, la technologie et les outils numériques évoluent constamment. Elle implique des vérifications régulières de conformité, des mises à jour automatiques en cas de changements législatifs ou technologiques pertinents et l’émission de rapports de sécurité réguliers, permettant de suivre l’évolution des risques et de maintenir l’infrastructure numérique à jour et protégée.

Le support juridique pour toutes les questions relatives à la protection des données est essentiel et peut être complété par des partenaires. Ce support inclut des réponses structurées aux demandes des personnes concernées, la consultation sur les bases juridiques et le consentement, les conseils sur les transferts internationaux de données et la formation destinée aux équipes internes, renforçant la capacité opérationnelle de l’entreprise et garantissant que tous les intervenants comprennent leurs responsabilités dans le traitement des données personnelles.