Auditoría e implementación de las normas de cumplimiento del RGPD

El cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ya no es opcional.

El sitio web de la empresa es hoy uno de los principales puntos de contacto con los clientes y una fuente crítica de recopilación y tratamiento de datos personales, y el correo electrónico es la herramienta más importante para la comunicación profesional y empresarial. En ambos casos, se exige una gestión profesional de la privacidad para no exponer a la organización a riesgos legales, financieros y reputacionales.

La auditoría de cumplimiento del RGPD —especialmente aplicada al sitio web y a los sistemas de correo electrónico corporativo— debe evaluar rigurosamente cómo la organización recopila, procesa, almacena y comunica los datos personales. Una auditoría completa y continua permite identificar fallos, corregir vulnerabilidades y garantizar que la empresa cumple plenamente con el marco legal vigente.

El objetivo es garantizar que toda la infraestructura digital funcione con transparencia, seguridad y conformidad legal.

La auditoría se centra en tres áreas esenciales.

Transparencia e información al usuarioen el marco del cumplimiento del RGPD

El sitio web y los canales de contacto deben proporcionar información clara, accesible y actualizada sobre todos los tratamientos realizados, evaluándose como mínimo los siguientes parámetros:

• Los tipos de datos recopilados a través del sitio web y del correo electrónico (formularios, cookies, inscripciones, solicitudes de contacto, newsletters).
• La finalidad del tratamiento y la base jurídica correspondiente (consentimiento, interés legítimo, ejecución de contratos, obligación legal).
• La forma en que se comunican y ejercen los derechos de los titulares (acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad, limitación, etc.).
• La identificación del responsable del tratamiento, los contactos y, cuando corresponda, el Delegado de Protección de Datos (DPO).
• La existencia, calidad y accesibilidad de las políticas obligatorias: Privacidad, Cookies, Términos y Condiciones, Reclamaciones y Arbitraje de Consumo.
• El cumplimiento de las obligaciones nacionales adicionales, como la indicación del tipo de red telefónica (“llamada a red fija/móvil nacional”) y la información sobre la entidad de Resolución Alternativa de Litigios (RAL).

Prácticas internas y técnicas para el cumplimiento del RGPD

Los sistemas, procedimientos y herramientas que soportan el tratamiento de datos personales, tanto en el sitio web como en el servicio de correo electrónico profesional, deben analizarse, centrándose en particular en:

• La gestión del consentimiento y la capacidad de demostrar su prueba.
• La configuración técnica de las herramientas de Analytics y Marketing (anonimización IP, retención de datos, carga condicionada al consentimiento, etc.).
• La seguridad de las comunicaciones (HTTPS, certificados válidos, DMARC/DKIM/SPF en el correo electrónico).
• El control de accesos, los logs, los permisos y las prácticas internas de seguridad.
• Las integraciones con terceros que reciben o procesan datos (CRM, plataformas de email marketing, chatbots, servicios en la nube, herramientas publicitarias, etc.).
• La forma en que el correo electrónico gestiona los datos sensibles: cifrado, reenvío, almacenamiento y reglas internas de conservación y eliminación.

Riesgos y medidas de mitigación para alcanzar el cumplimiento del RGPD

Deben identificarse los riesgos operativos, técnicos y legales que pueden exponer a la organización. Los puntos críticos más habituales incluyen:

• Cookies y scripts de marketing cargados sin consentimiento válido.
• Formularios sin política de privacidad asociada o sin base jurídica adecuada.
• Transferencia de datos a países fuera de la UE sin garantías legales (por ejemplo, datos enviados a través de Google, Meta, Mailchimp, HubSpot, Zendesk, servidores de backup, CDN, etc.).
• Falta de control sobre las prácticas de seguridad del correo electrónico corporativo.
• Ausencia de políticas internas de conservación, eliminación y respuesta a solicitudes de los titulares.
• Sistemas que recopilan más información de la necesaria (violación del principio de minimización).
• Almacenamiento prolongado de datos sin justificación legal.

Tras este análisis, se definen medidas de mitigación adecuadas, estructuradas por prioridad, impacto y riesgo residual.

Services Yobi365 pour la conformité au RGPD

Yobi365 ofrece un servicio completo, diseñado para organizaciones que requieren un cumplimiento real, verificable y sostenible, garantizando que el sitio web y todo el ecosistema digital funcionen de forma segura y en pleno cumplimiento de las obligaciones legales.

El servicio incluye la auditoría completa del sitio web y los sistemas asociados, evaluando los componentes técnicos y legales. Este análisis permite identificar vulnerabilidades, incoherencias y prácticas de riesgo, elaborando un informe detallado con todos los puntos críticos organizados según prioridad, impacto y urgencia.

La fase de implementación de las normas de cumplimiento del RGPD es única y específica para la realidad de cada empresa e incluye, entre otros aspectos, la configuración correcta del banner de cookies, la corrección de los flujos de datos personales recopilados en el sitio web y el correo electrónico, la actualización de las políticas de privacidad, cookies y términos legales, y la definición de los procesos internos de conservación, eliminación y acceso a los datos.

La monitorización continua es esencial en un contexto en el que la legislación, la tecnología y las herramientas digitales evolucionan constantemente. Esto implica verificaciones periódicas de cumplimiento, actualizaciones automáticas ante cambios legislativos o tecnológicos relevantes y la emisión de informes regulares de seguridad, permitiendo acompañar la evolución del riesgo y mantener la infraestructura digital protegida y actualizada.

El soporte jurídico para todas las cuestiones relacionadas con la protección de datos es fundamental y puede complementarse a través de socios. Este soporte incluye respuestas estructuradas a solicitudes de titulares, consultoría sobre bases legales y consentimiento, asesoría sobre transferencias internacionales de datos y formación dirigida a los equipos internos, reforzando la capacidad operativa de la empresa y garantizando que todos los involucrados comprendan sus responsabilidades en el tratamiento de datos personales.