Cómo funciona el correo electrónico: el motor invisible que mantiene a las empresas comunicándose

¿Cómo funciona realmente el correo electrónico?

Para muchas personas, el correo electrónico “simplemente funciona”. Escribimos un mensaje, elegimos el destinatario, pulsamos enviar y llega a su destino. Sin embargo, tras esta aparente facilidad existe una infraestructura técnica compuesta por servidores, clientes de correo, protocolos de comunicación y procesos de sincronización que determinan la fiabilidad y el rendimiento del servicio. Este artículo explica, de manera clara y accesible, cómo funciona el correo electrónico en la práctica.

Un poco de historia: de herramienta académica a servicio esencial

El envío de mensajes electrónicos surgió en los años setenta como un medio sencillo de comunicación entre investigadores, ganando rápidamente relevancia por su eficiencia. El conocido símbolo “@” se introdujo en 1971 para separar el usuario y el servidor (dominio) donde se guarda el buzón. En Portugal, el correo electrónico comenzó a expandirse a principios de los años noventa, primero en el ámbito académico y posteriormente a través de los primeros servicios comerciales. A pesar de las limitaciones tecnológicas de la época, el correo electrónico se convirtió rápidamente en la principal forma de comunicación profesional y hoy es un elemento indispensable para cualquier empresa.

Los dos componentes fundamentales del correo electrónico

Para nuestro análisis de hoy, el funcionamiento del correo electrónico se basa en dos elementos esenciales que trabajan conjuntamente:

• el Servidor de correo
• el Cliente de correo

El servidor de correo es el software central responsable de recibir, almacenar y enviar mensajes. El cliente de correo es la aplicación que utiliza el usuario para acceder al servidor. Los usuarios interactúan con el servicio utilizando un cliente de correo.

El servidor de correo

El servidor de correo es el software que constituye el núcleo del servicio. Se trata de un software alojado en un servidor, en las instalaciones del cliente o en la nube, permanentemente conectado a Internet y encargado de gestionar todo el flujo de mensajes de una o varias organizaciones. En el caso del servicio Connect de Yobi365, el servidor utilizado es Carbonio, desarrollado por la empresa Zextras tras más de 25 años de colaboración con la plataforma Zimbra.

Funciones principales del servidor

• Recibir correos procedentes de Internet.
• Almacenar todos los mensajes asociados a la cuenta del usuario, es decir, su buzón.
• Entregar mensajes a los clientes de correo.
• Entregar mensajes a otros servidores de correo.

El servidor funciona como un “archivo central inteligente” donde reside la información real del buzón del usuario y donde esta es procesada.

Cómo se comunican los servidores entre sí

Cuando se envía un correo electrónico, el servidor de origen “consulta Internet” para identificar qué servidor es responsable del dominio del destinatario y envía el mensaje mediante el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Al igual que en el correo tradicional, el mensaje puede pasar por varios sistemas hasta llegar a su destino. Si el servidor remoto está temporalmente indisponible, el mensaje permanece en espera y se realizan nuevos intentos hasta que la entrega sea posible o el mensaje sea devuelto, garantizando así que nada se pierde y que el proceso se retoma cuando el servicio se restablece.

El cliente de correo

El cliente de correo es la aplicación que permite al usuario redactar y enviar mensajes, recibir y leer correos y organizar su buzón. Aunque cada cliente de correo tenga su propio diseño y un conjunto de funcionalidades más o menos amplio, todos implementan las funciones básicas: recibir, leer, redactar, enviar y gestionar mensajes y carpetas.

El acceso al correo puede hacerse de dos formas principales. En el acceso vía web, el usuario abre su correo directamente en el navegador, sin necesidad de instalar software adicional, trabajando siempre con la versión más reciente del buzón almacenado en el servidor. En el acceso mediante una aplicación instalada en el ordenador, el cliente de correo tradicional, el usuario utiliza un software dedicado que ofrece funcionalidades propias e integra el correo en su entorno de trabajo. A estos dos modelos se añade el acceso a través de aplicaciones móviles, hoy indispensables para el trabajo en movilidad.

Ejemplos habituales incluyen:
• Acceso vía web: connect.yobi365.com o el webmail de Google en mail.google.com
• Aplicaciones locales: Outlook, Thunderbird, Apple Mail
• Aplicaciones móviles: Gmail, Apple Mail, TypeApp, BlueMail, Spark, entre otras

Cómo se comunica el cliente con el servidor: protocolos y seguridad

Para que el cliente y el servidor intercambien información, se utilizan protocolos que determinan cómo se transfieren y sincronizan los mensajes. Aunque todos pueden funcionar con conexiones cifradas para garantizar la seguridad (altamente recomendable), se diferencian en la forma de gestionar el contenido del buzón.

POP3 fue concebido para descargar mensajes en un único dispositivo, eliminándolos a menudo del servidor. Este modelo dificulta el trabajo con varios dispositivos y aumenta el riesgo de pérdida de información.
IMAP es actualmente el estándar recomendado. Mantiene todos los mensajes en el servidor, sincroniza carpetas y estados de lectura en tiempo real y garantiza una consistencia total entre dispositivos — una exigencia fundamental en entornos profesionales modernos.
ActiveSync ofrece un nivel superior de integración, sincronizando no solo correos electrónicos sino también contactos, calendarios y otra información esencial para la productividad.

En general, POP3 resulta hoy inadecuado para el entorno profesional, mientras que IMAP y ActiveSync garantizan una mayor seguridad, robustez y una utilización coherente en todos los dispositivos.

En la práctica, cómo funciona el correo electrónico

El proceso es sencillo: el usuario redacta un mensaje en el cliente de correo, que lo envía al servidor de correo de la organización. El servidor reenvía el correo al destinatario y guarda una copia en la cuenta del remitente. A partir de ese momento, todos los dispositivos asociados a esa cuenta sincronizan automáticamente dicho mensaje, garantizando que el buzón presenta el mismo estado en cualquier equipo.

Lo mismo ocurre con todas las acciones del usuario. Al eliminar, mover, archivar o marcar un mensaje como leído, el servidor registra el cambio y replica la actualización en todos los dispositivos. Este modelo centralizado garantiza fiabilidad, organización y una experiencia homogénea, independientemente del lugar desde el que se acceda al correo.

Retos modernos: seguridad, comunicación a gran escala y protección de datos

A pesar de la madurez de la tecnología, el correo electrónico sigue enfrentándose a desafíos significativos que afectan directamente al funcionamiento y la reputación de las empresas. Entre los más relevantes se incluyen el spam, el malware, los intentos de phishing y los bloqueos asociados a listas negras, que pueden comprometer la entrega de los mensajes y exigen mecanismos sólidos de autenticación y filtrado. Estos temas — esenciales para cualquier organización — se abordarán en un artículo dedicado a la seguridad y fiabilidad del correo electrónico.

Otro aspecto crítico es el envío de comunicaciones masivas. Los boletines informativos y campañas de comunicación siguen reglas específicas y dependen de procesos propios de entregabilidad, gestión del consentimiento y reputación del dominio. Como estos envíos no deben tratarse de la misma forma que el correo diario, próximamente abordaremos las mejores prácticas y herramientas adecuadas para este tipo de comunicación a gran escala.

Por último, el uso del correo electrónico en un entorno empresarial está directamente relacionado con el cumplimiento del RGPD. La manera en que se almacenan, acceden, archivan y comparten los mensajes y los datos personales implica responsabilidades legales claras para las organizaciones. Este tema se desarrollará en un próximo artículo centrado en el marco legal y las buenas prácticas de protección de datos aplicadas al correo electrónico.

El papel de Yobi365 Connect

Para garantizar un servicio de correo electrónico estable, seguro y alineado con las exigencias del día a día empresarial, Yobi365 Connect ofrece una solución dedicada, con soporte especializado, control total sobre los datos de la organización y prácticas de seguridad robustas. La plataforma combina fiabilidad, facilidad de uso y una gestión continua de todo el sistema, respaldada por el conocimiento de los equipos de Yobi365, permitiendo a las empresas centrarse en lo esencial: su negocio.